就労継続支援事業所では、日々のサービス提供記録や個別支援計画の作成、月末の工賃計算など、煩雑な事務作業に頭を悩ませている施設が少なくありません。大分県大分市で就労支援事業所を6拠点展開する株式会社ARU様も、かつては紙とExcelに依存したアナログな管理体制で、膨大な事務コストとスタッフの疲弊を抱えていました。
次世代型ERP「MINORI Cloud 福祉版」の導入を機に、月3千時間の業務削減を実現。代表であり相談支援専門員として現場にも立つ薄田 夕侑様に、導入前の苦労、現場定着のプロセス、そしてDXで生まれた新たな時間の使い方まで伺いました。
大分市で6拠点を展開。多様な業務で「自分らしさ」を輝かせる
Q
高橋（インタビュアー）本日はよろしくお願いいたします。まずは、株式会社ARU様の事業所の概要や、薄田様の役割について教えていただけますでしょうか。
A
薄田様（株式会社ARU 代表）はい、よろしくお願いいたします。弊社は大分県大分市で就労支援事業所を6拠点、さらに相談支援事業所を展開しています。事業所ごとに特色が豊かで、一般的な内職作業（梱包やドレッシングのラベル貼りなど）から、パソコンを使ったデータ入力、さらにはスーパーのバックヤード業務（野菜の袋詰めや清掃、品出し）まで、幅広い業務を請け負っています。
私自身の役割としては、代表として組織運営や経営に携わりながら、相談支援専門員として利用者さんの計画作成など、現場の最前線にも立っている状況です。
私自身の役割としては、代表として組織運営や経営に携わりながら、相談支援専門員として利用者さんの計画作成など、現場の最前線にも立っている状況です。
Q
かなり幅広い業務を提供されているのですね。ARU様が目指されている施設としてのビジョンはどのようなものでしょうか。
A
私たちのビジョンは「LIGHT UP（ライトアップ）〜あなたらしさを輝かせる〜」です。障害がある・ないに関わらず、一人ひとりが自分自身の個性を生かし、輝いていけるような社会を目指しています。最近では生成AIをフル活用し、企業様の求人票作成やBPO業務（事務のアウトソーシング）を請け負うセンターも立ち上げました。利用者さんを育成しながら、実践的な業務にチャレンジしていただいています。
薄田 夕侑（すすきだ ゆう）様
紙とExcelに縛られたアナログな現場。利益を圧迫する管理コストの壁
Q
素晴らしいビジョンと取り組みですね。そんなARU様ですが、MINORI Cloudを導入する前、記録や書類業務においてどのような課題を抱えていたのでしょうか。
A
導入前は、もう本当にすべて手書きかExcelのどちらかでした。多店舗展開をしているにも関わらず、クラウドで一元管理されておらず、手書きの紙はその事業所に行かないと見られない。Excelのフォーマットも各事業所でバラバラ。そもそもフォーマットが統一されているのかどうかすら確認できないという、非常に管理がしづらい状況でした。
Q
福祉業界のあるあるですよね。それが現場の職員の方々の働き方に、どのような影響を与えていたのでしょうか。
A
現場に行くと、いつもスタッフから「仕事が大変だ」という声が上がっていました。よくよく分析してみると、支援そのものが大変なのではなく、手書きの記録業務にやたらと時間を取られていることが原因だったんです。教育方針やマニュアルも整っていない状態で、どう記録を取ればいいか悩みながら時間を浪費してしまう。現場の疲弊はピークに達していましたし、2、3年に1回ある行政の運営指導（実地指導）に対して、この管理体制で監査を乗り切れるのかという強い不安も常にありました。
Q
経営的な視点ではいかがでしたか。
A
当時は、現場から「時間がない、人が足りない」と言われるため、採用に走らざるを得ませんでした。しかし、人が増えても業務の無駄が改善されていないため、管理コストばかりが膨らみ、利益を圧迫して安定した黒字経営ができないという大きなジレンマを抱えていました。
支援そのものが大変なのではなく、手書きの記録業務に時間を取られていることが原因だった。人を増やしても、業務の無駄が改善されない限り、利益は圧迫され続ける。
株式会社ARU 代表 薄田 夕侑
MINORI Cloud導入の決め手は「オールインワン」と「使いやすさ」
Q
そこからシステム化による業務改善へと踏み切ったわけですが、他社の福祉ソフトもある中で MINORI Cloud 福祉版を選んでいただいた最大の決め手は何でしたか。
A
一番の決め手は、一つのツールでオールインワンで完結するという点です。世の中には便利なツールがたくさんありますが、勤怠管理はこのシステム、工賃計算は別のソフト、日々の記録はExcelといったように、機能ごとにサービスを横断して使うのは絶対に避けたかったんです。情報が分散すれば転記ミスも増えますし、最新情報がどれか分からなくなりますから。MINORI Cloudは、全ての業務がシームレスに繋がっているオールインワンツールであることに魅力を感じました。
Q
現場のスタッフが使いこなせるか、という懸念はありませんでしたか。
A
そこも重要なポイントでした。福祉の現場には、DXと聞いただけでアレルギー反応を起こすような方も一定数いらっしゃいます。MINORI Cloudは、パソコンやスマホの操作が苦手なスタッフでも、普段使いのアプリを触るような直感的な操作感で入力できる。この現場での使いやすさが導入を後押ししました。
DXアレルギーの現場を変えた、段階的な導入と手厚い伴走サポート
今では一番システムを使いこなしてくれています」
Q
実際にシステムを現場へ導入していく際、職員の皆様の反応はいかがでしたか。
A
最初はやはり、「今のやり方を変えたくない」「使えるか不安だ」という抵抗感がありました。特に50代以上の、スマートフォンの操作に慣れていない世代のスタッフからは不安の声が上がりました。
Q
それをどのように定着させていったのでしょうか。
A
一気にすべてをシステム化するのではなく、段階的に導入していくことを心がけました。そして何より、Sei San Sei（生産性）さんのオンボーディング（導入支援）が非常に手厚かったことが大きいです。初期の丁寧な操作説明はもちろん、運用していく中で分からないことがあれば、すぐに解決策を提示していただける。私たち社内でも丁寧に研修を重ねた結果、スタッフも徐々にスマートフォン入力に慣れていき、想定していたよりもずっとスムーズに現場に定着しました。
今では、最初は反対していたスタッフが一番システムを使いこなし、「手書きよりこっちの方が断然ラク」と言ってくれています。
今では、最初は反対していたスタッフが一番システムを使いこなし、「手書きよりこっちの方が断然ラク」と言ってくれています。
月3千時間の削減を実現。可視化で生まれた「未来を創る時間」
3,000h
／月の業務削減事業所全体での実績
業務負荷が圧倒的に軽減されたにも関わらず、売上はしっかりと伸びている状態。記録に追われていた時間は、利用者支援の質向上と、未来を創るための経営活動へと使い方を変えました。
Q
導入後、具体的な効果としてはいかがでしょうか。業務時間はどれくらい削減されましたか。
A
スタッフがシステムの利便性を最大限に活かしてくれたことも大きいですが、事業所全体で月3千時間もの業務時間削減に繋がっています。業務負荷が圧倒的に軽減されたにも関わらず、売上はしっかりと伸びている状態です。
Q
月3千時間は驚異的な数字ですね。特に現場や経営層で重宝している機能はありますか。
A
経営者、管理者の目線で言うと、承認フローがしっかり構築されたことと、帳票類が手元で一元管理、可視化されたことですね。これまで見えなかった現場の課題や数字がクリアになったことで、「ここをこう変えればもっと良くなるのではないか」という改善の仮説検証が、データに基づいて素早く回せるようになりました。
Q
圧倒的な効率化によって生まれた時間は、現在どのように活用されていますか。
A
現場のスタッフは、記録に追われていた時間を本質的な利用者支援に充てられるようになりました。利用者さんとしっかり向き合う時間が増えたことで、支援の質が向上しています。私自身も時間が生まれたことで、外部との折衝やアウトリーチ（外回り）、コンサルティング業務など、事業を前進させるための有意義な動きに時間を使えるようになりました。圧倒的に未来のことを考える時間が増えましたね。
今後の展望：支援の質を向上させ、福祉業界全体のDXを牽引したい
Q
最後に、今後の目標や、同じように事務負担に悩まれている全国の就労継続支援事業所の方へメッセージをお願いします。
A
まずは弊社の中でMINORI Cloudの運用をさらに深め、完全に見える化された状態で、利用者さんや支援員さんにとってより良い生活とより良い支援を提供できる環境を突き詰めていきたいです。
そして、かつての私たちと同じように、紙やExcelの管理に限界を感じ、日々の業務に追われている福祉施設の皆様に、こうした便利なやり方があることを伝えていきたいですね。システムが定着しないと、スタッフが定着せず、結果的に利用者さんも定着しないという悪循環に陥ってしまいます。初期の導入には少しの労力が必要ですが、そこを乗り越えれば、必ず本来やりたかった福祉の仕事に集中できる未来が待っています。
そして、かつての私たちと同じように、紙やExcelの管理に限界を感じ、日々の業務に追われている福祉施設の皆様に、こうした便利なやり方があることを伝えていきたいですね。システムが定着しないと、スタッフが定着せず、結果的に利用者さんも定着しないという悪循環に陥ってしまいます。初期の導入には少しの労力が必要ですが、そこを乗り越えれば、必ず本来やりたかった福祉の仕事に集中できる未来が待っています。
Q
薄田様、本日は貴重なお話をありがとうございました。
導入企業プロフィール
- 会社名
- 株式会社ARU（アル）
- 代表
- 薄田 夕侑（すすきだ ゆう）
- 所在地
- 大分県大分市
- 事業内容
- 就労継続支援B型事業所 6拠点運営／相談支援事業所／生成AIを活用したBPOセンター
- ビジョン
- LIGHT UP 〜あなたらしさを輝かせる〜
- 導入サービス
- MINORI Cloud 福祉版（就労継続支援B型特化）
- 公式サイト
- aru.inc ↗
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