業務効率化の進め方｜失敗しないDX推進の第一歩
「うちもDXに取り組まなければ」——経営者やマネージャーの方から、こうした声を頻繁にいただくようになりました。経済産業省の「DXレポート」以降、デジタルトランスフォーメーション（DX）は企業経営における最重要テーマのひとつになっています。
しかし現実を見ると、DX推進に着手した企業の多くが期待した成果を出せていません。「ツールを導入したが現場で使われない」「プロジェクトが途中で頓挫した」といった話は珍しくありません。なぜ、DXはうまくいかないのでしょうか。
本記事では、業務効率化とDXの本質的な関係を整理したうえで、よくある失敗パターンと、それを回避するための具体的な5つのステップを解説します。
業務効率化とDXの関係
DXと聞くと「最新のデジタルツールを導入すること」というイメージを持つ方が多いかもしれません。しかし、DXの本質はツールの導入ではなく、業務プロセスそのものを変革することにあります。
業務効率化はDXの入口です。日々の業務の中にある無駄や非効率を見つけ出し、それを改善していくプロセスがなければ、どんなに優れたツールを導入しても効果は限定的です。
逆にいえば、業務効率化を正しく進めることがDX推進の第一歩になります。紙の書類をデジタル化する、手作業の集計を自動化する、属人的な業務をマニュアル化する——こうした地道な取り組みの積み重ねが、組織全体のデジタル変革につながるのです。
DX ＝ デジタル技術 × 業務プロセスの再設計 × 組織文化の変革
この3つの要素がすべて揃ってはじめて、真のDXが実現します。ツール導入だけでは、デジタル化（Digitization）にとどまり、トランスフォーメーション（変革）にはなりません。
よくある失敗パターン3選
DX推進がうまくいかない企業には、共通するパターンがあります。ここでは代表的な3つの失敗パターンを紹介します。自社に当てはまるものがないか、確認してみてください。
失敗パターン1：ツール先行型
「話題のSaaSだから」「競合が使っているから」という理由でツールを導入してしまうケースです。解決すべき課題が明確でないままツールを導入すると、現場は「なぜこれを使わなければならないのか」が理解できず、結局使われなくなります。
月額費用だけが発生し続け、数カ月後には「あのツール、誰も使っていないよね」という状態に陥ります。ツールはあくまで手段であり、目的ではありません。
失敗パターン2：全社一括型
「やるなら全社で一斉に」と大規模に展開しようとするケースです。経営層の意気込みは理解できますが、一気に変えようとすると現場が混乱し、抵抗が生まれます。
特に、部署ごとに業務フローや課題が異なる場合、画一的なアプローチは機能しません。ある部署では効果が出ても、別の部署では業務が滞るということが起こります。変革は段階的に進めるのが原則です。
失敗パターン3：IT部門丸投げ型
「DXはITの仕事だろう」とIT部門やシステム担当者にすべてを任せてしまうケースです。しかし、業務の課題を最もよく知っているのは現場の担当者です。
IT部門は技術的な知識を持っていますが、経理の月次処理の苦労や、営業の報告書作成にかかる時間を肌感覚で理解しているわけではありません。現場とIT部門の連携なくして、効果的なDXは実現できません。
失敗しないDX推進の5ステップ
では、どうすればDX推進を成功に導けるのでしょうか。ここでは、私たちSei San Seiがクライアント企業を支援する中で体系化した5つのステップを紹介します。
Step 1：業務の棚卸しと可視化
最初に取り組むべきは、現在の業務フローを「見える化」することです。どの部署で、誰が、どんな業務に、どれだけの時間をかけているのかを洗い出します。
この工程を飛ばしてしまうと、改善すべきポイントが分からないまま施策を打つことになります。時間はかかりますが、ここが最も重要なステップです。業務の棚卸しには、以下のような視点が役立ちます。
- その業務は付加価値を生んでいるか
- 手作業で行っている定型業務はないか
- 特定の人にしかできない属人的な業務はないか
- 紙やExcelで管理している情報はないか
Step 2：課題の優先順位付け（インパクト x 実現性）
業務を可視化したら、次は改善すべき課題に優先順位をつけます。すべての課題を同時に解決しようとするのではなく、「インパクト（改善効果の大きさ）」と「実現性（取り組みやすさ）」の2軸で評価します。
インパクトが大きく実現性も高い課題から着手するのが基本です。たとえば「毎月20時間かかっている手作業の集計業務」のような課題は、改善効果が明確で、自動化の手段も確立されているため、優先度が高くなります。
Step 3：小さく始める（スモールスタート）
優先度の高い課題が特定できたら、まずは1つの部署、1つの業務から小さく始めます。スモールスタートの利点は、リスクを最小限に抑えながら、成功体験を積み重ねられることです。
小さな成功が生まれると、「うちの部署でもやりたい」という声が自然と上がります。トップダウンで無理に進めるよりも、成功事例が社内に広がる形のほうが、組織への定着率は格段に高くなります。
Step 4：RPA・AIで自動化する
スモールスタートで手応えを得たら、RPAやAIを活用して本格的な自動化に取り組みます。RPAはルールが明確な反復業務の自動化に適しており、AIはデータの分析や判断を伴う業務の効率化に力を発揮します。
ただし、自社でRPAやAIの運用体制を構築するには、専門的な知識と継続的なメンテナンスが必要です。特に中小企業や地方企業の場合、専任のエンジニアを確保するのは難しいのが現実です。
そこで有効なのが、BPaaS（Business Process as a Service）という選択肢です。BPaaSは、業務プロセスの設計から自動化の実装・運用までを一括で提供するサービスです。自社でシステムを構築・維持する必要がなく、専門知識がなくても業務自動化の恩恵を受けることができます。
私たちSei San Seiも、BPaaSサービスとしてRPAやAIを活用した業務自動化を提供しています。クライアント企業の業務フローを理解したうえで、最適な自動化プランを設計・実行し、継続的な改善までサポートします。
Step 5：効果測定と改善サイクルを回す
DX推進は「やって終わり」ではありません。施策の効果を定量的に測定し、継続的に改善していくことが不可欠です。
効果測定の指標としては、以下のようなものが挙げられます。
- 業務にかかる時間の変化（削減率）
- ミスやエラーの発生件数
- 従業員の満足度やストレスレベル
- コスト削減額
数値で効果を示すことで、経営層への報告にも説得力が生まれ、次の改善施策への投資判断もスムーズになります。PDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルを回し続けることが、DXを一過性のプロジェクトで終わらせないための鍵です。
地方企業こそDXの恩恵が大きい
「DXは大企業のもの」と思われがちですが、実は地方の中小企業こそDXの恩恵が大きいと私たちは考えています。
地方企業が抱える課題の多くは、DXによって解決できるものです。人手不足による業務負荷の増大、採用難による属人化の加速、紙ベースの業務による非効率——これらはすべて、デジタル技術と業務プロセスの見直しによって改善可能です。
また、地方企業は組織規模がコンパクトであるがゆえに、意思決定が速く、変革のスピードも出しやすいという強みがあります。大企業のように複雑な承認プロセスや部門間調整に時間を取られることが少なく、「やろう」と決めたらすぐに動ける機動力があります。
さらに、地方企業がDXに成功すると、地域全体への波及効果も期待できます。一社の成功事例が地域の他の企業にも広がり、地域経済全体の生産性向上につながるのです。
まとめ
業務効率化とDX推進は、正しい手順で進めれば決して難しいものではありません。本記事の要点を改めて整理します。
- DXの本質はツール導入ではなく、業務プロセスの変革である
- 「ツール先行」「全社一括」「IT部門丸投げ」の3パターンを避ける
- 業務の棚卸し → 優先順位付け → スモールスタート → 自動化 → 効果測定の5ステップで進める
- 地方の中小企業こそ、DXによる改善効果が大きい
「何から手をつければいいのか分からない」「過去にDXに取り組んだが失敗した」——そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。Sei San SeiはBPaaS（業務自動化）サービスを通じて、業務の棚卸しから自動化の実装・運用まで、DX推進の全プロセスを伴走支援しています。まずは現状の業務課題を整理するところから、一緒に始めてみませんか。
